SAEIV

Comment choisir un SAEIV : 7 questions à vous poser

Vous vous intéressez aux SAEIV (système d'aide à l'exploitation et d'information des voyageurs) et vous souhaiteriez en équiper votre exploitation de bus ou de cars ? Vous êtes sollicité(e)par certains fournisseurs ? Vous avez du mal à faire le tri parmi les informations à votre disposition ? C’est normal ! Pour un(e)non-initié(e), il n’est pas facile de faire son choix parmi toute cette offre !

Voilà pourquoi nous avons rédigé ce guide qui rassemble les 7 principales questions à vous poser pour choisir un SAEIV. Il ne s’agit pas de vous inciter à vous diriger vers une solution en particulier mais de vous aider dans votre questionnement. Vous pourrez ensuite en discuter avec vos équipes et collègues afin d’affiner votre choix.

Question n°1: Quel est le périmètre de mise en place du système ?

En premier lieu, vous devez vous interroger sur le parc de véhicules concernés par votre projet de SAEIV. Voulez-vous équiper tous vos véhicules ou seulement une partie d’entre eux ? Et dans ce second cas, lesquels voulez-vous équiper ? Connaître la métrique de base, autrement dit le parc de véhicules à équiper, vous permettra d’évaluer le coût de votre projet. En fonction de ce paramètre, vous pourrez aussi définir votre besoin. Ce qui nous mène à la question suivante.

Question n°2: Quel est votre besoin ?

Vous devez vous demander ensuite quels sont vos besoins en matière de système SAEIV : l’aide à la conduite, la supervision de l’exploitation, l’information pour les voyageurs, etc. 

Cette question est suivie de près par une autre interrogation : comment vous assurer que le système soit bien pris en main par ses différents utilisateurs ?

Nous vous conseillons notamment de vous pencher sur les deux critères suivants :  

  • Le premier critère consiste à vous assurer que le système sera bien pris en main par les conducteurs. En effet, la bonne appropriation de la solution par les chauffeurs est la clé de la réussite d’un projet de SAEIV. Les conducteurs doivent ainsi déclencher leur course dans l’outil, au risque sinon de fausser les données. Le système que vous choisirez devra avoir pris en compte les besoins des conducteurs et s’y être adapté.
  • Second critère : une bonne configuration de la solution, notamment pour l’initialisation des données relatives au plan de transport. Là encore, il s’agit d’un élément clé. Les données remontées seront satisfaisantes à la condition que les données de référence soient fiables. Voilà pourquoi vous devriez choisir un système qui vous permette de configurer facilement vos données.

Question n°3: Quel type d’installation choisir en fonction des caractéristiques de gestion du parc de véhicules ?

Mettre en place un SAEIV nécessite d’installer un équipement connecté de géolocalisation et d’aide à la conduite pour les conducteurs. L’installation peut être très simple comme très lourde, avec bien sûr des niveaux d’installation intermédiaires:

  • Une installation très simple consiste à utiliser un simple smartphone posé sur un support, sans branchement électrique permanent.
  • Une installation très lourde quant à elle nécessite un pupitre interconnecté à différents équipements du véhicule. Cette installation nécessite 1 à 2jours d’intervention par véhicule par un technicien spécialisé. Ce dispositif engendre d’autres contraintes : prévoir des coûts de matériel supplémentaires, définir un planning d’installation, prévoir des immobilisations de véhicules et gérer des incompatibilités et surcoûts d’intervention correspondants.

En fonction de la politique de gestion et de renouvellement des véhicules à équiper, vous pourrez retenir un type d’installation, et par voie de conséquence, privilégier certains fournisseurs.

Question n°4: Comment va être conduit et piloté le projet de SAEIV ?

Une autre question pertinente est celle de l’implémentation du SAEIV.

Vous devez vous demander si vous avez les ressources –internes ou externes – pour piloter la mise en place de votre SAEIV. Autrement dit, si vous pouvez mobiliser des personnes ou des équipes à cette fin.

Par ailleurs, vous pouvez souhaiter être autonome pour la mise en place de la solution, ou au contraire préférer que le fournisseur de SAEIV assure directement une prestation de pilotage, d’intégration et de gestion de projet.

Ces questions permettent de faire la différence entre les différents fournisseurs de SAEIV. En effet, certaines solutions nécessitent l’intervention d’une équipe de pilotage de projet alors que d’autres sont fournies clés-en-main (SaaS).

Question n°5: Comment allez-vous assurer l’hébergement du système ?

Le fonctionnement de la solution s’envisage sur la durée.

Vous devez choisir si vous préférez que votre SAEIV soit hébergé par le fournisseur ou installé sur vos propre serveurs.

Dans le cas d’un hébergement internalisé, vous devez vous pencher sur la capacité réelle de vos équipes informatiques à gérer le projet.

Un hébergement externalisé peut quant à lui présenter certains avantages. Les solutions SaaS sur abonnement et hébergées par le fournisseur permettent de transférer la responsabilité de la disponibilité du service directement au fournisseur. Vous bénéficiez aussi d’un gain de temps durant la mise en place de la solution, grâce à une simplification des procédures. La solution à privilégier si vous êtes pressé(e) de mettre en place la solution !

Question n°6: Quelle sera l’évolution du système dans la durée ?

La qualité est un critère primordial pour votre prise de décision. Dans le cadre d’un contrat de longue durée, vous devez savoir quels sont les niveaux de service et les pénalités associées.

Ce qui vous amène à vous questionner sur votre niveau d’engagement avec votre fournisseur. Avec un contrat sans engagement, vous pouvez être rassuré(e). Votre prestataire se devra de rester constamment au niveau sous peine d’être sanctionné par votre départ. Un départ d’ailleurs rendu plus facile dans l’hypothèse où vos besoins évolueraient ou que de nouvelles offres plus intéressantes n’apparaîtraient.

De plus, votre système SAEIV va nécessairement devoir évoluer dans le temps. Pourquoi ?Parce que le parc de véhicule à équiper évolue, parce que les attentes fonctionnelles au niveau du système changent, ou parce que les technologies support au fonctionnement du système évoluent.

Comment allez-vous gérer ces évolutions ? Vous pouvez par exemple prévoir de missionner des collaborateurs pour veiller en permanence au bon développement du système. Vous pouvez aussi envisager de piloter et financer vous-même les modifications à venir.

Sachez que les solutions hébergées et sur abonnement vous assurent généralement davantage de flexibilité et d’évolutivité. À voir si ce critère est prioritaire pour vous ou non.

Question n°7: Combien estimez-vous pertinent de dépenser pour acquérir un système de SAEIV qui fonctionne ?

La dernière question et non la moindre est celle du coût de la solution : combien êtes-vous prêt(e) à dépenser pour vous procurer un SAEIV ?

Globalement, aujourd’hui, le coût d’un SAEIV est de l’ordre de 70€HT par véhicule et par mois pour le logiciel seul.

À cela, il faut ajouter le coût de fonctionnement data dans le cas où il n’existerait pas de connexion partagée dans le véhicule. Un coût qui représente environ 20€HT par mois et par véhicule.

Enfin, il faut prévoir de vous procurer un terminal à utiliser dans les véhicules. Les modèles entrée-de-gamme commencent à 250€HTpour un smartphone avec support dédié. Les terminaux peuvent atteindre 2000€HT pour le pupitre propriétaire de certains équipementiers.

Vous pouvez donc commencer à faire votre estimation budgétaire. Certains fournisseurs comme PYSAE indiquent leurs prix publiquement sur leur site Internet. Un gage de transparence pour estimer rapidement le coût de la solution !

En synthèse

Pour conclure, nous vous recommandons de veiller à ces trois points :

  1. Définissez bien vos besoins.
  2. Pensez à la valeur ajoutée de la solution pour vous dans sa globalité.
  3. Ne vous concentrez pas uniquement sur l’acquisition, mais pensez aussi à la gestion et à l’utilisation de la solution sur la durée.

Le prix considéré de manière isolée n’est qu’un paramètre parmi d’autres. Une solution qui ne marche pas ou qui ne répond pas à vos besoins sera toujours trop chère. Aussi, votre SAEIV doit être rapide à mettre en place et être apprécié par vos conducteurs. Tout le temps perdu en configuration et gestion de l’adhésion de vos collaborateurs sera du coût projet indirect.

Sachez aussi que des fournisseurs de SAEIV comme PYSAE vous permettent de créer des comptes gratuits avec des fonctionnalités limitées de test pour quelques véhicules. Ils proposent également des formules mensuelles sans engagement. Idéal pour tester et valider par vous-même si la solution répond à vos besoins !

Bon courage et bonne route à vous !